вчера в 15:03 Просмотры 2 +2 сегодня Вакансия партнера

Операционный менеджер бэк-офиса в WolfMedia

от 80 000 ₽ / месяц

Кострома , улица Свердлова, 41Б

Специализация: Менеджер по работе с партнерами

Формат работы: На месте работодателя

График работы: 5/2

Тип занятости: Полная занятость

Опыт: От 1 года до 3 лет

Выплата: ежемесячно

Описание

WolfMedia — издательство новых медиа. Мы развиваем десятки каналов, сообществ и групп в социальных сетях, запускаем рекламные кампании и создаём контентные проекты для клиентов. Сейчас мы ищем операционного менеджера бэк-офиса — человека, который возьмёт на себя административный контур компании: офис, документы, оплаты, найм, подрядчиков, сервисы, технику, доступы, мероприятия и внутреннюю отчётность. Это не позиция бухгалтера, юриста или Hrd. Но нам нужен человек, который умеет работать в связке с бухгалтерией, юристами, руководителями отделов, подрядчиками и сотрудниками, чтобы задачи не терялись, документы были подписаны, оплаты проходили вовремя, офис работал, а руководителям не приходилось держать всё это в голове.

Обязанности

Офис и административные процессы
  • Следить, чтобы в офисе всегда было чисто, комфортно и всё было на месте.
  • Организовывать закупки для офиса: вода, чай, кофе, снеки, бумага, мыло, бытовая химия, канцтовары и другие расходники.
  • Следить за переговорной: вода, стаканы, салфетки, порядок перед встречами.
  • Контролировать клининг, качество уборки и своевременность выхода исполнителей.
  • Решать бытовые и технические вопросы офиса: что-то сломалось, закончилось, нужно заказать, починить или заменить.
  • Взаимодействовать с арендодателем, управляющей компанией, мастерами, сервисными службами и подрядчиками.
Финансы, оплаты и бухгалтерия
  • Вести таблицы по регулярным оплатам, авансам, зарплатам, подрядчикам, сервисам и хозяйственным расходам.
  • Помогать с организацией выплат сотрудникам и подрядчикам.
  • Контролировать сроки оплат и напоминать ответственным.
  • Собирать счета, акты, чеки и закрывающие документы.
  • Передавать документы бухгалтеру и помогать держать порядок в финансово-административных процессах.
  • Контролировать регулярные платежи: сервисы, подписки, телефония, камеры, SIM-карты, офисные расходы.
Документы и договоры
  • Организовывать подписание договоров, актов, заявлений и других документов с сотрудниками, подрядчиками и исполнителями.
  • Вести и систематизировать договорную базу.
  • Следить, чтобы все необходимые документы были подписаны и лежали в правильном месте.
  • Контролировать сроки действия договоров и необходимость их обновления.
  • Взаимодействовать с бухгалтерией и юристами по документам.
  • Помогать в обновлении внутренних регламентов, шаблонов договоров и инструкций.
Найм и оформление сотрудников
  • Публиковать вакансии на HeadHunter и других площадках.
  • Следить за откликами, делать первичный отбор кандидатов.
  • Писать кандидатам, задавать уточняющие вопросы, проводить первичный обзвон.
  • Организовывать собеседования с руководителями отделов.
  • Вести таблицу кандидатов и статусов по найму.
  • Помогать с оформлением выбранного кандидата: документы, договор, связь с бухгалтерией.
  • Контролировать, чтобы новый сотрудник получил нужные доступы, инструкции и понимал дальнейшие шаги.
Сотрудники, доступы и техника
  • Вести список сотрудников, подрядчиков, контактов, дней рождения и дат выхода.
  • Организовывать выдачу техники, SIM-карт, аккаунтов и доступов.
  • Следить, кому что выдано и кто за что отвечает.
  • При увольнении сотрудника контролировать возврат техники, закрытие доступов, документов и выплат.
  • Помогать новым сотрудникам с адаптацией: документы, доступы, инструкции, контакты ответственных.
  • Организовывать поздравления сотрудников с днями рождения и важными датами.
Сервисы, подписки и регулярные платежи
  • Вести список корпоративных сервисов, подписок, SIM-карт, камер, телефонии и регулярных платежей.
  • Контролировать сроки оплат, чтобы ничего важного не отключалось.
  • Проверять актуальность сервисов и отключать ненужное после согласования.
  • Следить за доступами: кому что выдано, какие доступы нужно создать, изменить или закрыть.
  • Искать более выгодные тарифы или альтернативы, если расходы можно оптимизировать.
Подрядчики и внешние исполнители
  • Искать подрядчиков под разные задачи: клининг, ремонт, IT, юристы, курьеры, печать, мебель, мероприятия и разовые офисные задачи.
  • Сравнивать варианты по цене, срокам и качеству.
  • Договариваться об условиях и контролировать выполнение работ.
  • Собирать документы от подрядчиков и передавать их бухгалтерии.
  • Формировать базу проверенных исполнителей.
Мероприятия и командировки
  • Организовывать корпоративы, внутренние мероприятия, праздники и командные встречи.
  • Подбирать площадки, бронировать места, согласовывать бюджет.
  • Организовывать подарки и поздравления сотрудников.
  • Помогать с командировками: билеты, проживание, маршруты, трансферы, документы.
  • Контролировать оплаты и отчётность по мероприятиям и поездкам.
Порядок, таблицы и отчётность
  • Создавать и поддерживать таблицы, чек-листы, базы документов и простые инструкции.
  • Вести понятную отчётность по оплатам, авансам, сервисам, договорам, найму, закупкам и офисным задачам.
  • Раз в неделю обновлять статусы: что сделано, что в работе, где есть просрочки, где нужно решение руководителя.
  • Следить, чтобы важная информация не терялась в чатах.
  • Фиксировать договорённости, сроки и ответственных.
  • Предлагать, как сделать процессы проще, быстрее и понятнее.
Что важно для нас
  • Опыт в административной, офисной, операционной, HR-ассистентской или финансово-административной роли от 1 года.
  • Умение вести таблицы, списки, документы, сроки и статусы задач.
  • Внимательность к деталям: документы, оплаты, даты, договоры, доступы.
  • Умение самостоятельно искать информацию, подрядчиков и исполнителей.
  • Способность доводить задачи до результата без постоянного контроля.
  • Нормальная деловая коммуникация с сотрудниками, руководителями, бухгалтерией, юристами и подрядчиками.
  • Практичность: умение не переплачивать, сравнивать варианты и разумно расходовать бюджет.
  • Спокойное отношение к разноплановым задачам: сегодня договор, завтра клининг, послезавтра Hh, потом билеты, SIM-карты и сервисы.
  • Уверенное владение Google Sheets / Excel, мессенджерами, почтой и документами.
Будет плюсом, если у вас есть опыт работы с Эдо, HeadHunter, CRM/таск-менеджерами, кадровыми документами или бухгалтерией. Кому подойдёт эта работа Эта позиция подойдёт человеку, который любит порядок, умеет самостоятельно разбираться в задачах и не ждёт, пока ему распишут каждый шаг. У нас много разных процессов: офис, документы, оплаты, найм, подрядчики, командировки, сервисы, техника, доступы. Важно не просто “выполнять поручения”, а брать задачу в работу, уточнять детали, находить решение, доводить до результата и фиксировать всё в понятной системе. Кому не подойдёт
  • Если вам комфортно работать только по очень подробной инструкции.
  • Если вы не любите таблицы, документы и контроль сроков.
  • Если вам сложно самостоятельно искать информацию и исполнителей.
  • Если вы быстро теряетесь, когда задач много и они разноплановые.
  • Если вы не готовы заниматься бытовыми и офисными вопросами наряду с документами, наймом и оплатами.

Условия

  • Оплата: от 80 000 ₽ на руки.
  • Выплаты 2 раза в месяц.
  • Полная занятость, график 5/2.
  • Оформление по ТК РФ или как самозанятый / ИП — обсуждается индивидуально.
  • Офис, техника и необходимый софт предоставляются.
  • Неформальная коммуникация, без лишней бюрократии.
  • Корпоративные мероприятия и участие во внутренней жизни команды.
Что будет результатом вашей работы
  • В офисе есть всё необходимое, всё работает, всё чисто и организовано.
  • Оплаты, авансы, сервисы и регулярные платежи не забываются.
  • Документы подписаны, разложены и быстро находятся.
  • Найм движется: вакансии опубликованы, кандидаты обработаны, собеседования назначены.
  • Новые сотрудники выходят без хаоса: документы, доступы, техника и инструкции готовы.
  • Подрядчики найдены, задачи выполнены, документы переданы бухгалтерии.
  • Руководители отделов понимают статусы задач и не держат весь бэк-офис в голове.
Как откликнуться Откликнитесь на вакансию и коротко напишите:
  • С какими административными или операционными задачами вы работали.
  • Был ли опыт с документами, оплатами, наймом или офисными процессами.
  • Какие таблицы, сервисы или таск-менеджеры вы использовали.
  • Почему вам интересна такая разноплановая роль.
Войдите, чтобы показать контакты

Вакансии по похожим условиям

Вакансии от 80 000 ₽ Полная занятость Опыт от 1 года до 3 лет На месте работодателя График 5/2